
Chuyển đổi Mô hình Vận chuyển từ Tiểu ngạch sang Chính ngạch tuyến Việt Nam – Trung Quốc
Sự thay đổi này không chỉ là một lựa chọn mà đang trở thành một yêu cầu cấp bách, đặc biệt với quy định về việc chấm dứt xuất khẩu tiểu ngạch sang Trung Quốc từ ngày 01/01/2030. Mặc dù vận chuyển tiểu ngạch từng được ưa chuộng nhờ thủ tục đơn giản và chi phí thấp, nó tiềm ẩn nhiều rủi ro về pháp lý, an toàn hàng hóa và giới hạn quy mô. Chuyển đổi sang chính ngạch mang lại các lợi ích chiến lược như khả năng vận chuyển không giới hạn số lượng, đảm bảo an toàn hàng hóa, nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, uy tín thương hiệu, và khả năng tận dụng các ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do.
Phân tích sẽ đi sâu vào các khác biệt cơ bản giữa hai hình thức, các yêu cầu pháp lý tại Việt Nam và Trung Quốc, quy trình chuyển đổi chi tiết, các loại chi phí phát sinh, yêu cầu về nhân sự và cơ sở hạ tầng, cũng như những thách thức và giải pháp thực tiễn. Mục tiêu là trang bị cho doanh nghiệp những kiến thức và công cụ cần thiết để thực hiện quá trình chuyển đổi một cách hiệu quả, đảm bảo sự phát triển bền vững và mở rộng thị trường trong tương lai.
1. Giới thiệu: Bối cảnh và Mục tiêu Chuyển đổi
1.1. Hiện trạng Vận chuyển Tiểu ngạch và Nhu cầu Chuyển đổi
Vận chuyển tiểu ngạch giữa Việt Nam và Trung Quốc từ lâu đã là một hình thức giao thương phổ biến, đặc biệt đối với các hộ kinh doanh và cá nhân. Phương thức này được ưa chuộng nhờ sự đơn giản trong thủ tục, tốc độ nhanh chóng, và chi phí vận chuyển tương đối thấp, cùng với mức thuế thường thấp hơn so với hình thức chính ngạch. Hàng hóa thường được vận chuyển qua các con đường riêng, không nhất thiết phải qua cửa khẩu chính thức, và ưu tiên các mặt hàng có giá trị nhỏ như giày dép, nông sản, phụ kiện, quần áo, mỹ phẩm và thực phẩm.
Tuy nhiên, hình thức vận chuyển tiểu ngạch tồn tại nhiều hạn chế và rủi ro đáng kể. Giá trị giao dịch hàng ngày bị giới hạn, thường tối đa 2 triệu đồng mỗi người mỗi ngày, điều này ngăn cản việc vận chuyển hàng hóa số lượng lớn. Điều này khiến mô hình kinh doanh hiện tại không thể mở rộng quy mô. Hơn nữa, hàng hóa vận chuyển tiểu ngạch dễ gặp phải tình trạng hư hỏng, thất lạc, hoặc bị đánh tráo hàng kém chất lượng, thậm chí là hàng giả, do quá trình vận chuyển qua nhiều khâu trung chuyển và khó kiểm soát chất lượng. Khi bị cơ quan hải quan kiểm tra, việc thiếu chứng từ và hóa đơn rõ ràng khiến doanh nghiệp khó giải trình và dễ bị thu giữ hàng hóa, dẫn đến thiệt hại kinh tế đáng kể mà không có cơ chế đền bù rõ ràng. Điều này cho thấy sự “đơn giản” trong thủ tục của vận chuyển tiểu ngạch lại chính là nguyên nhân dẫn đến những rủi ro lớn về mặt pháp lý và tài chính, làm mất đi sự an toàn cơ bản và khả năng giải quyết tranh chấp cho doanh nghiệp.
Nhu cầu chuyển đổi sang hình thức chính ngạch không còn là một lựa chọn mà đã trở thành một yêu cầu bắt buộc và cấp bách. Một yếu tố then chốt thúc đẩy sự thay đổi này là quy định mới của Chính phủ Việt Nam: từ ngày 01/01/2030, Việt Nam sẽ chấm dứt hoàn toàn xuất khẩu tiểu ngạch sang thị trường Trung Quốc, và hàng hóa chỉ được làm thủ tục xuất nhập khẩu tại các cửa khẩu quốc tế và cửa khẩu chính. Điều này có nghĩa là chiến lược “chuyển đổi dần” mà nhiều doanh nghiệp mong muốn cần được xem xét lại và có thể phải tăng tốc, bởi việc tiếp tục phụ thuộc vào tiểu ngạch sau thời điểm này sẽ dẫn đến việc bị loại khỏi thị trường hoàn toàn.
Song song đó, Trung Quốc đang ngày càng siết chặt quản lý xuất nhập khẩu biên mậu, đặc biệt là tăng cường kiểm soát về truy xuất nguồn gốc và tiêu chuẩn chất lượng đối với hàng hóa nhập khẩu, nhất là nông sản. Nhiều mặt hàng như sầu riêng, chanh leo, trước đây có thể xuất khẩu qua đường tiểu ngạch, nay đã không thể nhập khẩu vào Trung Quốc bằng con đường này nữa. Sự thay đổi này cho thấy môi trường thương mại đang dịch chuyển mạnh mẽ sang hướng chính thức và kiểm soát chặt chẽ hơn, làm giảm đi những lợi thế truyền thống của tiểu ngạch ngoài yếu tố chi phí hay sự đơn giản. Mô hình kinh doanh hiện tại của các doanh nghiệp tiểu ngạch đang trở nên không tương thích với các yêu cầu thị trường mới, đòi hỏi một sự chuyển đổi sâu rộng hơn là chỉ thay đổi phương thức vận chuyển.
Ngoài ra, hình thức tiểu ngạch còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về tính ổn định, đặc biệt trong bối cảnh các sự kiện bất ngờ như dịch bệnh (ví dụ COVID-19) có thể gây tắc biên nghiêm trọng, trong khi hàng hóa chính ngạch vẫn có thể lưu thông bình thường. Điều này cho thấy chi phí thấp được cảm nhận của vận chuyển tiểu ngạch là một cách tính toán sai lệch, bởi nó không tính đến những chi phí cao, không thể định lượng được từ các rủi ro như bị thu giữ, hư hỏng, và mất mát hàng hóa. Những tổn thất này, dù không được hạch toán trực tiếp vào chi phí vận chuyển, lại là những khoản chi phí phát sinh đáng kể, không có trong ngân sách. Việc chuyển đổi sang chính ngạch, dù có chi phí ban đầu cao hơn, lại mang lại sự ổn định tài chính và tiết kiệm lâu dài hơn bằng cách giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn này.
1.2. Lợi ích chiến lược của Vận chuyển Chính ngạch
Chuyển đổi sang hình thức vận chuyển chính ngạch mang lại nhiều lợi ích chiến lược vượt trội, không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo đà cho sự phát triển bền vững và mở rộng thị trường.
Một trong những lợi ích quan trọng nhất là khả năng vận chuyển không bị giới hạn về khối lượng và giá trị hàng hóa. Khác với tiểu ngạch, vận chuyển chính ngạch cho phép doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa với số lượng lớn, đáp ứng nhu cầu của các hoạt động kinh doanh quy mô lớn. Điều này đóng vai trò như một chất xúc tác cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp, loại bỏ các rào cản về khối lượng và mở ra cơ hội tiếp cận thị trường rộng lớn hơn.
An toàn và đảm bảo hàng hóa là một ưu điểm nổi bật khác. Hàng hóa được vận chuyển chính ngạch được đảm bảo an toàn, giữ nguyên đai nguyên kiện, và có cơ chế đền bù rõ ràng nếu xảy ra hư hỏng hoặc thất lạc. Các đơn vị vận chuyển chính ngạch chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với lô hàng, giảm thiểu rủi ro so với hình thức tiểu ngạch.
Vận chuyển chính ngạch cũng đảm bảo hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, đi kèm đầy đủ chứng từ nhập khẩu, tờ khai hải quan, hóa đơn thuế và VAT. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng niềm tin với người mua hàng, nâng cao uy tín và giá trị thương hiệu trên thị trường. Sự minh bạch về nguồn gốc và đầy đủ tài liệu trong thương mại chính ngạch giúp doanh nghiệp tiếp cận các thị trường khó tính hơn, nơi chất lượng và tính hợp pháp được ưu tiên hàng đầu.
Sự ổn định và bền vững là lợi thế không thể phủ nhận của chính ngạch. Ngay cả trong những thời điểm khó khăn nhất, như các cuộc khủng hoảng hay dịch bệnh, xuất khẩu chính ngạch vẫn có thể lưu thông bình thường, giảm thiểu đáng kể rủi ro tắc biên. Điều này tạo ra một nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh, thúc đẩy sản xuất các sản phẩm chất lượng cao và nâng cao giá trị sản phẩm trong dài hạn.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí thuế thông qua việc tận dụng các Hiệp định Thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam là thành viên, như Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực (RCEP). Nhiều sản phẩm nhập khẩu từ Trung Quốc có thể được hưởng thuế suất ưu đãi 0% theo các hiệp định này. Việc tiếp cận các FTA này trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của các lô hàng lớn, làm cho việc chính thức hóa không chỉ là tuân thủ mà còn là một động thái chiến lược để tăng cường lợi nhuận.
Cuối cùng, vận chuyển chính ngạch cho phép đa dạng hóa phương thức vận chuyển, bao gồm đường bộ, đường biển và đường hàng không, thông qua các cửa khẩu quốc tế lớn. Điều này mang lại sự linh hoạt cao hơn trong quản lý chuỗi cung ứng và khả năng tiếp cận các thị trường xa hơn.
2. Phân biệt Vận chuyển Tiểu ngạch và Chính ngạch
2.1. Khác biệt về Quy trình, Giấy tờ và Giá trị Giao dịch
Để hiểu rõ hơn về sự chuyển đổi, việc nắm vững những khác biệt cơ bản giữa vận chuyển tiểu ngạch và chính ngạch là điều cần thiết. Mặc dù cả hai đều là hình thức giao dịch thương mại hợp pháp, chúng có những đặc điểm riêng biệt về con đường vận chuyển, giấy tờ thủ tục, giá trị giao dịch và loại hàng hóa.
Con đường vận chuyển: Trong hình thức tiểu ngạch, hàng hóa thường đi theo một con đường riêng, không nhất thiết phải qua các cửa khẩu chính thức. Mặc dù đây vẫn là hình thức vận chuyển hợp pháp, không phải vận chuyển chui hay lậu, nhưng hàng hóa có thể bị kiểm tra bất cứ lúc nào. Điều này tạo ra một sự không chắc chắn nhất định về thời gian thông quan và rủi ro bị giữ hàng. Ngược lại,
chính ngạch yêu cầu hàng hóa phải được vận chuyển qua các cửa khẩu quốc tế và chịu sự kiểm duyệt khắt khe của cơ quan hải quan. Hàng hóa giá trị lớn thường được đóng trong container và vận chuyển chủ yếu bằng đường tàu biển hoặc đường hàng không, đảm bảo tính chuyên nghiệp và an toàn cao hơn.
Giấy tờ thủ tục pháp lý: Sự khác biệt rõ rệt nhất nằm ở yêu cầu về giấy tờ. Đối với tiểu ngạch, thủ tục tương đối đơn giản. Người vận chuyển chỉ cần điền tờ khai tiểu ngạch (theo mẫu HQ2019/TKXKBG hoặc HQ2019/TKNKBG) và chịu phí biên mậu. Ngoài ra, có thể yêu cầu giấy chứng minh cư dân biên giới và giấy phép kinh doanh tiểu ngạch biên giới do UBND cấp tỉnh cấp. Tuy nhiên, hình thức này thường không có chứng từ, hóa đơn rõ ràng. Sự “đơn giản” trong tài liệu này lại liên quan trực tiếp đến những hạn chế lớn của nó: thiếu cơ sở pháp lý để khiếu nại, khó khăn trong giải quyết tranh chấp, và đặc biệt là dễ bị thu giữ hàng hóa khi có kiểm tra. Điều này có nghĩa là sự tiện lợi ban đầu của việc ít giấy tờ phải trả giá bằng sự thiếu an toàn cơ bản trong kinh doanh và khả năng bảo vệ quyền lợi pháp lý.
Trái lại, chính ngạch đòi hỏi sự kỹ lưỡng về giấy tờ và thủ tục thông quan. Bộ hồ sơ vận chuyển chính ngạch bao gồm nhiều tài liệu quan trọng như: Hợp đồng mua bán quốc tế (Sale Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), Vận tải đơn (Bill of Lading), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E – đặc biệt quan trọng để hưởng ưu đãi thuế), Giấy phép nhập khẩu (nếu có), Chứng thư kiểm dịch (đối với các mặt hàng đặc biệt như nông sản, thực phẩm), và Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Việc chuyển đổi sang chính ngạch đòi hỏi một sự thay đổi cơ bản trong cách doanh nghiệp tương tác với các nhà cung cấp. Các đối tác Trung Quốc sẽ cần phải cung cấp đầy đủ các loại tài liệu này, điều mà họ có thể chưa quen thuộc khi giao dịch tiểu ngạch. Doanh nghiệp Việt Nam sẽ cần chủ động hướng dẫn, đàm phán lại các điều khoản hợp đồng, hoặc thậm chí tìm kiếm các nhà cung cấp mới có khả năng và sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu tài liệu nghiêm ngặt này. Đây là một thách thức quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng.
Giá trị giao dịch: Vận chuyển tiểu ngạch bị giới hạn về giá trị giao dịch hàng ngày và số lượng hàng hóa nhập khẩu theo quy định pháp luật. Điều này làm cho nó chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ lẻ. Ngược lại,
chính ngạch không bị kiểm soát về khối lượng và giá trị hàng hóa, cho phép doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa với số lượng không hạn định.
Loại hàng hóa: Tiểu ngạch thường ưu tiên các loại mặt hàng có giá trị nhỏ, dễ vận chuyển và thuộc nhóm hàng tiêu dùng đơn giản như giày dép, nông sản, phụ kiện, quần áo, mỹ phẩm, thực phẩm. Trong khi đó,
chính ngạch áp dụng cho tất cả các loại mặt hàng được phép kinh doanh theo quy định của pháp luật, bao gồm cả hàng hóa chất lượng cao, có tính quốc tế, và các mặt hàng nhạy cảm, dễ hư hỏng như hóa chất, thuốc tây, thiết bị điện tử, máy móc công nghiệp. Hàng hóa chính ngạch luôn có giấy tờ nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.
3. Lộ trình Chuyển đổi từ Tiểu ngạch sang Chính ngạch
Quá trình chuyển đổi từ vận chuyển tiểu ngạch sang chính ngạch đòi hỏi một lộ trình bài bản và có hệ thống, bao gồm các bước chuẩn bị pháp lý, tài chính, vận hành và quản lý rủi ro.
3.1. Đánh giá Hiện trạng và Lập kế hoạch Chiến lược
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là đánh giá kỹ lưỡng hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp và xây dựng một kế hoạch chiến lược rõ ràng cho quá trình chuyển đổi.
3.1.1. Đánh giá Năng lực Hiện tại và Nhu cầu Thị trường
Doanh nghiệp cần tiến hành phân tích nội bộ để xác định năng lực hiện có về tài chính, nhân sự, cơ sở hạ tầng, và công nghệ. Điều này bao gồm việc đánh giá khả năng tài chính để đáp ứng các chi phí phát sinh khi chuyển đổi sang chính ngạch, như chi phí thủ tục, thuế, và đầu tư cơ sở vật chất. Đồng thời, cần xem xét lại cơ cấu nhân sự hiện tại để xác định những vị trí cần bổ sung hoặc đào tạo lại cho các nghiệp vụ chính ngạch.
Cùng với đó, việc nghiên cứu kỹ lưỡng nhu cầu thị trường là không thể thiếu. Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng hóa muốn vận chuyển chính ngạch, đánh giá tiềm năng thị trường cho các mặt hàng đó, và phân tích các yêu cầu về chất lượng, tiêu chuẩn, và truy xuất nguồn gốc mà thị trường Trung Quốc đang ngày càng siết chặt.
3.1.2. Xác định Mục tiêu và Lộ trình Chuyển đổi Cụ thể
Dựa trên đánh giá năng lực và thị trường, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu cụ thể cho quá trình chuyển đổi. Các mục tiêu này có thể bao gồm: thời gian hoàn thành chuyển đổi, khối lượng hàng hóa dự kiến vận chuyển chính ngạch, mục tiêu về chi phí và lợi nhuận, và các chỉ số về chất lượng dịch vụ.
Sau khi xác định mục tiêu, việc xây dựng một lộ trình chi tiết là cần thiết. Lộ trình này nên bao gồm các giai đoạn rõ ràng, các mốc thời gian cụ thể, và các nhiệm vụ cần thực hiện trong từng giai đoạn. Ví dụ, giai đoạn 1 có thể tập trung vào việc hoàn thiện pháp lý và chuẩn bị nhân sự; giai đoạn 2 là thiết lập hệ thống và cơ sở hạ tầng; và giai đoạn 3 là bắt đầu vận hành chính ngạch với quy mô nhỏ và dần mở rộng.
3.2. Hoàn thiện Pháp lý và Thủ tục Hành chính
Việc tuân thủ các quy định pháp luật là nền tảng của vận chuyển chính ngạch. Doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các giấy phép và tuân thủ các luật liên quan của cả Việt Nam và Trung Quốc.
3.2.1. Đăng ký Doanh nghiệp và Giấy phép Kinh doanh Vận tải Quốc tế
Để hoạt động chính ngạch, doanh nghiệp phải được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các loại hình doanh nghiệp phổ biến bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty logistics bao gồm giấy đề nghị đăng ký, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông sáng lập, bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông góp vốn. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc hậu thành lập như khắc con dấu, treo biển hiệu, mua chữ ký số, đăng ký tài khoản thuế điện tử, mở tài khoản ngân hàng và thông báo cho cơ quan thuế, cũng như nộp hồ sơ khai thuế ban đầu.
Đối với hoạt động vận tải quốc tế, doanh nghiệp cần xin Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô từ Sở Giao thông Vận tải. Hồ sơ bao gồm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh sách xe và tài xế, chứng chỉ an toàn giao thông và bảo vệ môi trường. Người điều hành kinh doanh vận tải phải có trình độ chuyên môn từ trung cấp trở lên chuyên ngành vận tải và có ít nhất 03 năm kinh nghiệm quản lý vận tải. Việc không có giấy phép này có thể bị phạt tiền từ 14 đến 20 triệu đồng đối với tổ chức.
Nếu doanh nghiệp có ý định cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức quốc tế, cần có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải đa phương thức quốc tế hoặc giấy tờ tương đương, cùng với bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp vận tải đa phương thức.
3.2.2. Tìm hiểu Luật Hải quan và Thuế liên quan của Việt Nam và Trung Quốc
Việc nắm vững các quy định pháp luật về hải quan và thuế của cả hai quốc gia là cực kỳ quan trọng.
Luật Hải quan Việt Nam: Luật Hải quan 2014 là văn bản pháp luật hiện hành, được sửa đổi bổ sung bởi các luật liên quan như Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2022 và Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2020. Các nghị định và thông tư hướng dẫn chi tiết bao gồm Nghị định 08/2015/NĐ-CP (quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan) và Thông tư 80/2019/TT-BTC (hướng dẫn thủ tục hải quan, quản lý thuế, phí đối với hàng hóa xuất nhập khẩu theo Nghị định 14/2018/NĐ-CP về thương mại biên giới).
Luật Thuế Xuất nhập khẩu Việt Nam: Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 107/2016/QH13 quy định về đối tượng chịu thuế, người nộp thuế, căn cứ tính thuế, thời điểm tính thuế, biểu thuế, miễn giảm thuế, hoàn thuế. Các loại thuế phát sinh khi nhập khẩu chính ngạch bao gồm: Thuế nhập khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), Thuế bảo vệ môi trường (nếu có), Thuế giá trị gia tăng (VAT), và các loại thuế nhập khẩu bổ sung như thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, thuế tự vệ. Thuế suất có thể thay đổi tùy từng thời điểm và loại hàng hóa. Đặc biệt, hàng hóa nhập khẩu có C/O Form E phù hợp có thể được giảm thuế nhập khẩu, thậm chí về 0%.
Luật Thương mại và Doanh nghiệp Việt Nam: Luật Thương mại 2005 điều chỉnh mọi hoạt động thương mại, bao gồm cả các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu. Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động của các loại hình doanh nghiệp.
Luật Hải quan và Thuế Trung Quốc: Luật Hải quan Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa quy định về kiểm soát phương tiện vận tải, hàng hóa, hành lý, bưu phẩm xuất nhập cảnh. Một luật hải quan mới, Luật Thuế quan của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 12 năm 2024, củng cố các biện pháp và chính sách thuế nhập khẩu và xuất khẩu. Thuế hải quan tại Trung Quốc được tính dựa trên giá trị CIF của hàng hóa. Ngoài thuế hải quan, có thể có thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế tiêu thụ. Trung Quốc cũng áp dụng các loại thuế bổ sung như thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, và thuế tự vệ. Phí lưu kho tại Trung Quốc thường có 30 ngày miễn phí, sau đó tính phí theo mét khối. Các cảng Trung Quốc cũng có các loại phí địa phương như phí nâng hạ, phí xử lý, phí sửa đổi chứng từ, phí dịch vụ xuất khẩu.
3.2.3. Đăng ký và Sử dụng Hệ thống Hải quan Điện tử (VNACCS/VCIS)
Để thực hiện thủ tục hải quan chính ngạch, doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Quy trình này bao gồm các bước:
- Cài đặt driver USB token: Kết nối USB Token (chữ ký số) vào máy tính và cài đặt phần mềm driver tương ứng.
- Cài đặt Java ký số: Gỡ bỏ Java cũ (nếu có) và cài đặt Java 7u3 từ hệ thống Hải quan.
- Đăng ký tài khoản quản trị VNACCS/VCIS: Truy cập cổng thông tin của Hải quan Việt Nam, chọn mục đăng ký người sử dụng, điền thông tin doanh nghiệp (MST, email, mật khẩu, tên người đại diện, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động), và gửi thông tin đăng ký bằng chữ ký số. Sau khi được Hải quan phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được User ID, Terminal ID, và Terminal Access Key để sử dụng hệ thống.
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm đầu cuối miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp hoặc các phần mềm của các công ty cung cấp dịch vụ khai báo hải quan điện tử như FPT.VNACCS, ECUS5-VNACCS.
3.3. Xây dựng Năng lực Vận hành
Để vận hành hiệu quả trong môi trường chính ngạch, doanh nghiệp cần đầu tư vào nhân sự, cơ sở hạ tầng và hệ thống quản lý.
3.3.1. Phát triển Đội ngũ Nhân sự Chuyên trách
Chuyển đổi sang chính ngạch đòi hỏi một đội ngũ nhân sự có chuyên môn sâu về xuất nhập khẩu và logistics quốc tế. Các vị trí cần thiết bao gồm:
- Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu – Logistics: Tìm kiếm khách hàng, đàm phán hợp đồng, theo dõi tiến độ và xử lý phát sinh.
- Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Docs-Cus): Chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết cho thủ tục hành chính và thông quan (hợp đồng, hóa đơn, packing list, D/O, C/O, vận đơn), kiểm tra chứng từ, khai báo E-manifest, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến giấy tờ. Vị trí này đòi hỏi sự cẩn thận cao, kỹ năng xử lý dữ liệu và hiểu biết sâu về luật xuất nhập khẩu.
- Nhân viên hiện trường Logistics (Operation staff): Trực tiếp xử lý thông tin, chứng từ tại cảng, kho, phối hợp với cơ quan hải quan, thuế để hoàn thiện thủ tục, quản lý và giám sát tình trạng hàng hóa.
- Chuyên viên thanh toán quốc tế: Nắm vững quy trình thanh toán quốc tế, đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của các giao dịch.
- Nhân viên hải quan (khai báo hải quan): Đại diện công ty làm việc trực tiếp với hải quan, phân loại hàng hóa theo mã HS, kiểm tra mã hàng, nộp thuế và xử lý chứng từ sau thanh toán để thông quan. Vị trí này đòi hỏi chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan, bằng cấp từ trung cấp trở lên các ngành kinh tế, luật, và là công dân Việt Nam.
Doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ hiện có hoặc tuyển dụng nhân sự mới có kinh nghiệm và chứng chỉ phù hợp.
3.3.2. Đầu tư Cơ sở hạ tầng và Hệ thống Quản lý
Cơ sở hạ tầng và hệ thống quản lý hiện đại là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hoạt động chính ngạch.
- Kho bãi: Doanh nghiệp cần có hoặc thuê kho bãi đạt tiêu chuẩn cho hàng hóa chính ngạch, đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp với từng loại hàng (ví dụ: kho kiểm soát khí hậu cho hàng dễ hư hỏng). Các kho CFS (Container Freight Station) là nơi tập kết và phân loại hàng lẻ trước khi đóng vào container chung. Khi lựa chọn vị trí kho hàng, cần xem xét các yếu tố như giá thuê, gần nguồn lao động dồi dào, đảm bảo yếu tố pháp lý, quy mô và tính linh hoạt, giao thông thuận tiện, và gần các nhà cung cấp/khách hàng chính.
- Đội xe vận tải: Đội xe cần đảm bảo đủ số lượng, chất lượng và tuân thủ các quy định về vận tải quốc tế. Các phương tiện phải phù hợp với phương án kinh doanh và có giấy phép hoạt động vận tải đường bộ quốc tế. Hàng hóa cần được đóng gói đúng cách, đặc biệt với hàng dễ hư hỏng, cồng kềnh, hoặc chất lỏng.
- Hệ thống quản lý Logistics: Áp dụng các hệ thống quản lý công nghệ để tối ưu hóa vận hành, nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính chính xác. Các hệ thống quan trọng bao gồm:
- Hệ thống quản lý vận tải (TMS): Quản lý đội xe, lập kế hoạch tuyến đường tối ưu, theo dõi hành trình thời gian thực, tính toán chi phí vận chuyển.
- Hệ thống quản lý kho thông minh (WMS): Quản lý nhập, xuất, tồn kho theo thời gian thực, áp dụng công nghệ RFID và mã vạch để theo dõi vị trí hàng hóa.
- Hệ thống quản lý container: Theo dõi số lượng, tình trạng, vị trí vỏ container, tối ưu hóa việc sử dụng container.
- Hệ thống quản lý hàng lẻ (LMS): Quản lý tập hợp hàng lẻ từ nhiều khách hàng vào cùng một container, tối ưu hóa không gian.
- Hệ thống quản lý giao nhận vận tải (Freight Forwarding Management System): Điều phối các phương thức vận chuyển (đường bộ, biển, hàng không), tích hợp với hệ thống hải quan để xử lý chứng từ nhanh chóng.
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và quản lý chuỗi cung ứng (SCM): Tích hợp dữ liệu từ các bộ phận vận hành, quản lý tài chính, nhân sự, mua sắm, bán hàng, giúp kiểm soát ngân sách và chi phí chuỗi cung ứng hiệu quả.
Việc đầu tư vào các hệ thống này giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tăng khả năng giám sát và kiểm soát, từ đó nâng cao tốc độ giao hàng và trải nghiệm khách hàng.
3.4. Quy trình Vận hành Chính ngạch
Quy trình vận hành chính ngạch đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các bước và giấy tờ.
3.4.1. Quy trình Nhập khẩu Chính ngạch từ Trung Quốc
Quy trình nhập khẩu chính ngạch hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam thường bao gồm các bước sau:
- Xác định loại hàng hóa và ký hợp đồng ngoại thương: Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng hóa, có thuộc danh mục cấm hay cần giấy phép nhập khẩu/kiểm tra chuyên ngành hay không. Sau đó, ký hợp đồng mua bán quốc tế (Sale Contract) với nhà cung cấp Trung Quốc. Hợp đồng này là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ hải quan.
- Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa: Đảm bảo nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ cần thiết như Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận tải đơn (Bill of Lading), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E), Giấy phép nhập khẩu (nếu có), Chứng thư kiểm dịch (nếu có).
- Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Nếu hàng hóa thuộc danh mục phải kiểm tra chuyên ngành (ví dụ: thực phẩm, mỹ phẩm, động thực vật), đây là thủ tục bắt buộc. Các cơ quan như Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp & PTNT, Bộ Giao thông Vận tải chịu trách nhiệm kiểm tra các mặt hàng tương ứng.
- Khai báo tờ khai hải quan điện tử: Sau khi nhận được thông báo hàng đến, doanh nghiệp tiến hành khai báo tờ khai nhập khẩu điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Cần kê khai chính xác thông tin trên phần mềm và đảm bảo thông tin khớp với chứng từ.
- Nộp thuế và lấy lệnh giao hàng (D/O): Sau khi tờ khai được phân luồng (xanh, vàng, đỏ) và thông qua, doanh nghiệp tiến hành nộp các loại thuế phát sinh (thuế nhập khẩu, VAT, thuế TTĐB, thuế BVMT, v.v.). Thuế phải nộp trước khi thông quan hoặc giải phóng hàng hóa. Có thể nộp qua ngân hàng hoặc kho bạc. Sau đó, lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc công ty vận chuyển.
- Thông quan và vận chuyển hàng hóa về kho: Thực hiện các thủ tục thông quan tại cửa khẩu. Nếu hàng hóa bị phân vào luồng vàng (kiểm tra chứng từ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra chứng từ và hàng hóa thực tế), doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ. Sau khi thông quan, tiến hành làm thủ tục đổi lệnh, lấy hàng và vận chuyển về kho bảo quản.
- Hoàn tất hồ sơ và quyết toán ngân hàng: Hoàn thiện các giấy tờ còn lại và thực hiện quyết toán thanh toán với ngân hàng. Nếu có đặt cọc container, cần làm thủ tục nhận lại tiền cược sau khi trả container rỗng.
3.4.2. Các loại Thuế, Phí và Phụ phí
Việc hiểu rõ các loại thuế, phí và phụ phí là rất quan trọng để tính toán chi phí chính xác.
Tại Việt Nam:
- Thuế nhập khẩu: Tính dựa trên trị giá tính thuế và thuế suất. Có thể được giảm hoặc miễn nếu có C/O phù hợp.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Tính trên tổng trị giá tính thuế, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường và thuế nhập khẩu bổ sung.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, thuế chống bán phá giá, chống trợ cấp, tự vệ: Áp dụng tùy thuộc vào loại hàng hóa.
- Phí hải quan: Lệ phí quá cảnh hàng hóa (200.000 VNĐ/tờ khai), lệ phí phương tiện quá cảnh đường bộ (200.000 VNĐ/phương tiện).
- Phí và phụ phí vận chuyển (đường biển): Bao gồm O/F (cước biển), Documentation fee (phí chứng từ), THC (phụ phí xếp dỡ tại cảng), CFS (phí kho hàng lẻ), CIC (phụ phí mất cân đối vỏ container), EBS (phụ phí xăng dầu khẩn cấp), Handling fee (phí đại lý), BAF (phụ phí điều chỉnh nhiên liệu), CAF (phụ phí biến động tỷ giá), PCS (phụ phí tắc nghẽn cảng), PSS (phụ phí cao điểm mùa vụ), v.v..
- Phí kho bãi: Phí lưu kho hàng nhập khẩu (miễn phí 3 ngày, sau đó tính theo kg/ngày, ví dụ 1.450 VNĐ/kg/ngày từ ngày thứ 8 trở đi), phí lưu kho hàng xuất khẩu (miễn phí 3 ngày, sau đó tính theo kg/ngày). Có các phụ phí cho hàng quá trọng lượng, phí phục vụ ngoài giờ hành chính, phí phục vụ phát hàng nhanh, v.v..
- Các phí dịch vụ khác: Phí mở hải quan, phí vận chuyển nội địa, phí xin giấy phép xuất nhập khẩu, phí xin cấp C/O, phí đăng ký kiểm tra chất lượng, phí kiểm nghiệm, phí khử trùng, phí kiểm dịch.
Tại Trung Quốc:
- Thuế hải quan và các loại thuế khác: Thuế hải quan được tính trên giá trị CIF của hàng hóa. Ngoài ra còn có VAT và thuế tiêu thụ.
- Phí cảng và phí địa phương: Bao gồm phí nâng hạ, phí xử lý, phí sửa đổi chứng từ, phí dịch vụ xuất khẩu. Có thể có các phụ phí cho hàng quá khổ/quá trọng lượng, hàng nguy hiểm, hàng lạnh, hoặc phụ phí đến muộn.
- Phí lưu kho: Nhiều trung tâm fulfillment tại Trung Quốc có thể cung cấp 30 ngày lưu kho miễn phí, sau đó tính phí theo mét khối (ví dụ: 1.25 USD/ngày/CBM).
- Phí chậm khai báo: Phí này được áp dụng hàng ngày, bắt đầu từ ngày tiếp theo sau thời hạn khai báo quy định và kết thúc vào ngày hải quan chấp nhận khai báo.
4. Thách thức và Giải pháp Chuyển đổi
Quá trình chuyển đổi từ tiểu ngạch sang chính ngạch không tránh khỏi những thách thức, nhưng cũng có nhiều giải pháp để vượt qua.
4.1. Những Khó khăn Tiềm ẩn
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Chuyển đổi sang chính ngạch đòi hỏi đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng, hệ thống quản lý, và đào tạo nhân sự, điều này có thể là gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Thủ tục phức tạp và yêu cầu giấy tờ khắt khe: So với tiểu ngạch, quy trình chính ngạch phức tạp hơn nhiều, yêu cầu bộ chứng từ đầy đủ, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật của cả hai quốc gia. Sai sót trong khai báo có thể dẫn đến chậm trễ thông quan hoặc bị xử phạt.
- Yêu cầu về chất lượng và truy xuất nguồn gốc: Trung Quốc đang siết chặt các quy định về chất lượng, an toàn thực phẩm và truy xuất nguồn gốc đối với hàng hóa nhập khẩu. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực nông sản, chưa đáp ứng được các tiêu chuẩn này, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị tồn đọng hoặc mất giá.
- Thay đổi trong quan hệ với nhà cung cấp: Các nhà cung cấp Trung Quốc quen với giao dịch tiểu ngạch có thể không sẵn sàng hoặc không có khả năng cung cấp đầy đủ chứng từ theo yêu cầu chính ngạch, buộc doanh nghiệp phải tìm kiếm đối tác mới hoặc đào tạo lại đối tác hiện tại.
- Rủi ro về chính sách và thị trường: Chính sách quản lý biên mậu của Trung Quốc có thể thay đổi linh hoạt tùy theo từng thời điểm, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp.
4.2. Các Giải pháp và Hỗ trợ
Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp toàn diện và tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đối tác chuyên nghiệp.
4.2.1. Hợp tác với Đơn vị Tư vấn và Dịch vụ Logistics Chuyên nghiệp
Đây là một trong những giải pháp hiệu quả nhất cho doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm. Các công ty logistics và tư vấn xuất nhập khẩu uy tín có thể hỗ trợ toàn diện:
- Tư vấn chiến lược: Hỗ trợ đánh giá cơ hội, xây dựng lộ trình chuyển đổi, và đưa ra quyết định thành lập công ty.
- Hoàn thiện pháp lý: Hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp, xin giấy phép kinh doanh vận tải quốc tế, và các giấy phép chuyên ngành khác.
- Khai báo hải quan và thủ tục: Thay mặt doanh nghiệp hoàn tất các thủ tục giấy tờ với hải quan, đảm bảo tính chính xác và đúng tiến độ. Các công ty này có đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu sắc về xuất nhập khẩu và kinh nghiệm thực chiến.
- Tối ưu hóa chi phí: Tư vấn về các phương án mua hàng, nhập khẩu chính ngạch, và tận dụng các ưu đãi thuế quan từ FTA.
- Quản lý rủi ro: Giúp theo dõi tình hình biên giới, cập nhật chính sách nhập khẩu của Trung Quốc, và xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh để giảm thiểu tổn thất.
- Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu: Đối với các doanh nghiệp chưa có đủ năng lực hoặc nguồn lực, việc ủy thác toàn bộ hoặc một phần quy trình xuất nhập khẩu cho các công ty logistics chuyên nghiệp là một lựa chọn tối ưu.
Một số công ty logistics và tư vấn uy tín tại Việt Nam có thể tham khảo bao gồm: DHL Việt Nam, U&I Logistics, VINALINK Logistics, SOTRANS Logistics, Mison Trans, HBS Việt Nam, ITL, Lacco, Panda Logistics, và các công ty luật chuyên về xuất nhập khẩu như Luật Hiệp Thành.
4.2.2. Nâng cao Năng lực Nội bộ và Áp dụng Công nghệ
- Đào tạo và phát triển nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hải quan, logistics quốc tế, và kỹ năng quản lý chuỗi cung ứng cho đội ngũ nhân sự.
- Chuẩn hóa quy trình: Xây dựng và áp dụng các quy trình vận hành chuẩn mực, minh bạch cho mọi khâu từ tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, chuẩn bị chứng từ, đến thông quan và giao nhận hàng hóa.
- Đầu tư công nghệ: Triển khai các hệ thống quản lý logistics (TMS, WMS, ERP, SCM) để tự động hóa quy trình, tối ưu hóa hoạt động, và nâng cao khả năng giám sát, kiểm soát. Việc ứng dụng công nghệ như điện toán đám mây, phân tích dữ liệu lớn, và Internet vạn vật (IoT) giúp dự báo nhu cầu thị trường chính xác, quản lý tồn kho chủ động, theo dõi hàng hóa thời gian thực, và cải thiện hiệu suất sử dụng phương tiện, kho bãi.
- Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp Trung Quốc: Chủ động làm việc với các nhà cung cấp để họ hiểu và đáp ứng các yêu cầu về chứng từ, chất lượng và truy xuất nguồn gốc. Có thể cần thiết lập các thỏa thuận mới hoặc tìm kiếm các nhà cung cấp đã có kinh nghiệm trong giao dịch chính ngạch.
4.2.3. Tận dụng Chính sách và Hiệp định Thương mại
- Nắm bắt thông tin chính sách: Thường xuyên cập nhật các quy định mới về xuất nhập khẩu của cả Việt Nam và Trung Quốc, đặc biệt là các thay đổi liên quan đến thương mại biên giới và các chính sách siết chặt quản lý.
- Tận dụng FTA: Nghiên cứu kỹ các cam kết trong các Hiệp định Thương mại tự do như RCEP để tối đa hóa lợi ích về thuế quan, đặc biệt là thuế suất 0% cho nhiều mặt hàng. Việc có Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E) là yếu tố then chốt để hưởng các ưu đãi này.
- Chuyển đổi xanh: Ngành logistics đang hướng tới “chuyển đổi xanh” và phát triển bền vững. Việc áp dụng các tiêu chuẩn xanh trong hoạt động có thể mang lại lợi thế cạnh tranh và tiếp cận các nguồn tài chính xanh.
5. Kết luận và Khuyến nghị
Quá trình chuyển đổi từ vận chuyển tiểu ngạch sang chính ngạch tuyến Việt Nam – Trung Quốc không chỉ là một sự thay đổi về phương thức kinh doanh mà còn là một cuộc cách mạng toàn diện, đòi hỏi sự kiên trì và sẵn sàng của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp. Với thời hạn chấm dứt xuất khẩu tiểu ngạch vào năm 2030, việc chuyển đổi này trở thành một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững.
Những điểm chính cần nhấn mạnh:
- Tính cấp thiết: Thời hạn năm 2030 là một yếu tố không thể bỏ qua, buộc doanh nghiệp phải có kế hoạch chuyển đổi rõ ràng và có thể cần tăng tốc.
- Lợi ích vượt trội: Dù phức tạp hơn, chính ngạch mang lại sự ổn định, an toàn hàng hóa, khả năng mở rộng quy mô không giới hạn, nâng cao uy tín thương hiệu, và tối ưu hóa chi phí thuế thông qua các hiệp định thương mại.
- Thay đổi toàn diện: Chuyển đổi đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy, đầu tư vào pháp lý, nhân sự, cơ sở hạ tầng, và công nghệ, cũng như điều chỉnh quan hệ với các đối tác.
Khuyến nghị hành động:
- Đánh giá toàn diện và Lập kế hoạch Chiến lược:
- Thực hiện đánh giá chi tiết về năng lực tài chính, nhân sự, và cơ sở hạ tầng hiện có.
- Nghiên cứu sâu về thị trường mục tiêu và các yêu cầu cụ thể của Trung Quốc đối với từng loại hàng hóa.
- Xây dựng một lộ trình chuyển đổi chi tiết với các mốc thời gian rõ ràng, ưu tiên các bước pháp lý và chuẩn bị năng lực cốt lõi.
- Hoàn thiện Cơ sở Pháp lý và Tuân thủ Quy định:
- Nhanh chóng hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp và xin các giấy phép kinh doanh vận tải quốc tế cần thiết.
- Đầu tư vào việc tìm hiểu và tuân thủ nghiêm ngặt các luật lệ, nghị định, thông tư về hải quan và thuế của cả Việt Nam và Trung Quốc.
- Đặc biệt chú trọng đến việc đăng ký và thành thạo sử dụng hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS.
- Đầu tư vào Năng lực Vận hành và Công nghệ:
- Xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên trách có kiến thức sâu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu chính ngạch, bao gồm nhân viên chứng từ, nhân viên hiện trường, và nhân viên khai báo hải quan có chứng chỉ.
- Đầu tư vào kho bãi đạt chuẩn, đội xe vận tải quốc tế phù hợp, và các hệ thống quản lý logistics hiện đại (TMS, WMS, ERP, SCM) để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro.
- Xây dựng Mối quan hệ Đối tác Chiến lược:
- Tìm kiếm và hợp tác chặt chẽ với các công ty logistics, đại lý hải quan, và đơn vị tư vấn pháp lý uy tín có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu chính ngạch Việt Nam – Trung Quốc. Họ có thể cung cấp dịch vụ ủy thác, tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh.
- Chủ động làm việc với các nhà cung cấp Trung Quốc để đảm bảo họ có thể cung cấp đầy đủ chứng từ và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu chính ngạch.
- Quản lý Rủi ro và Thích ứng Linh hoạt:
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi trong chính sách thương mại và hải quan của Trung Quốc để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời.
- Xây dựng kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất ngờ như tắc biên, thay đổi chính sách, hoặc vấn đề về chất lượng hàng hóa.
Chuyển đổi sang chính ngạch là một khoản đầu tư chiến lược cho tương lai của doanh nghiệp. Mặc dù có những thách thức ban đầu, việc tuân thủ các quy định và nâng cao năng lực sẽ mở ra cánh cửa đến thị trường lớn hơn, bền vững hơn, và mang lại giá trị cao hơn trong dài hạn.


